Kada organizirate konferenciju, poslovni skup ili korporativni event u hotelu, jedno od najčešćih pitanja koje organizatori postavljaju glasi:

“Hotel ima svog tehničara. Trebamo li onda angažirati dodatnu tehničku produkciju?”

Odgovor nije jednoznačan.

Za neka manja događanja hotelska tehnička podrška može biti sasvim dovoljna. Međutim, kako program postaje zahtjevniji, raste i potreba za produkcijskim timom koji će se u potpunosti posvetiti vašem događanju.

U nastavku objašnjavamo u čemu je razlika između hotelskog tehničara i tehničke produkcije te kada dodatna podrška zaista donosi vrijednost.

Tko je hotelski tehničar i koja je njegova uloga?

Većina hotela koji organiziraju poslovna događanja ima tehničku podršku koja odlično poznaje prostor, raspoloživu opremu i infrastrukturu objekta.

Njihova je uloga osigurati da hotelski sustavi funkcioniraju ispravno te pomoći oko osnovnih tehničkih zahtjeva događanja.

Kod manjih sastanaka ili prezentacija to je često sasvim dovoljno.

Ako organizirate poslovni sastanak s manjim brojem sudionika, koristite jedan projektor i jedan mikrofon te nemate složeniji program, hotelski tehničar može uspješno pokriti potrebe događanja.

Kada je dodatna tehnička produkcija preporučljiva?

Kako event postaje kompleksniji, tako raste i broj elemenata koje treba koordinirati.

Dodatni produkcijski tim preporučuje se kada neko događanje uključuje:

• više govornika ili moderatora
• panel rasprave
• LED ekrane ili video zidove
• video sadržaje i prezentacije
• veći broj mikrofona
• posebnu scensku ili ambijentalnu rasvjetu
• glazbeni program
• livestream ili hibridni prijenos
• više prostorija između kojih se program odvija istovremeno.

U takvim situacijama nije riječ samo o opremi, nego o kontinuiranoj koordinaciji svih tehničkih elemenata tijekom cijelog programa.

Razlika nije u opremi, nego u fokusu

Jedna od najčešćih zabluda jest da dodatna tehnička produkcija znači samo više opreme.

U stvarnosti, najveća razlika nalazi se u ljudima.

Dok hotelski tehničar brine o tehničkoj infrastrukturi objekta, produkcijski tim prati isključivo vaš event. Njihov je zadatak osigurati da svaki tehnički detalj funkcionira od početka do kraja programa.

To uključuje:

• koordinaciju govornika i voditelja
• pripremu prezentacija i video sadržaja
• provjeru mikrofona i ozvučenja
• upravljanje rasvjetom
• komunikaciju s organizatorom
• praćenje tijeka programa
• brzo rješavanje svih nepredviđenih situacija.

Koliko god se neki event na prvu činio jednostavan, ponekad je dovoljno tek nekoliko sitnica da program ne krene prema planu.

Primjerice, nije neuobičajeno da dođe do problema s kompatibilnošću prijenosnog računala i opreme. Razlike između operativnih sustava, poput Maca i Windowsa, mogu uzrokovati poteškoće s povezivanjem prezentacije ili korištenjem prezentacijskog klikera. Nerijetko se dogodi i da se tijekom prezentacije isprazni baterija u mikrofonu ili pointeru, zbog čega govornik odjednom ne može nastaviti izlaganje ili samostalno mijenjati slajdove.

Takve situacije možda traju svega nekoliko trenutaka, ali upravo tada publika primjećuje zastoj. Govornik ostaje zbunjen, panel rasprava ili prezentacija nakratko staju, a cijeli događaj može ostaviti dojam nedovoljne pripremljenosti, bez obzira na to koliko je ostatak programa kvalitetno organiziran.

Koliko god nam se neki event činio jednostavan, potrebno je vrlo malo da nešto pođe po zlu. Upravo je zato uloga tehničke produkcije puno šira od same pripreme opreme. Zadatak produkcijskog tima je predvidjeti ovakve situacije, provjeriti kompatibilnost uređaja, osigurati rezervnu opremu i reagirati odmah ako do nepredviđenog problema ipak dođe.

Sudionici i publika takve intervencije često ni ne primijete, a upravo je to znak kvalitetno odrađene tehničke produkcije.

Ako vam je stalo do toga da event, neovisno o njegovoj veličini, ostavi profesionalan dojam i bude dostojan teme koja se obrađuje, ovakve situacije jednostavno se ne bi smjele događati.

Iz GoDJi prakse

Tijekom godina rada na konferencijama, korporativnim događanjima, koncertima i drugim eventima često smo surađivali upravo s hotelskim tehničkim timovima.

Takva suradnja pokazala se najboljim rješenjem za složenije događaje.

Hotelski tehničari izvrsno poznaju prostor, raspoloživu infrastrukturu i mogućnosti objekta, dok se naš tim može u potpunosti posvetiti produkciji samog događanja, koordinaciji govornika, tehničkoj probi, prezentacijama, rasvjeti, zvuku i svim detaljima koji utječu na tijek programa.

Drugim riječima, dodatna tehnička produkcija ne zamjenjuje hotelskog tehničara, već ga nadopunjuje.

Upravo zato cilj nije imati više ljudi nego što je potrebno, nego imati pravi tim za zahtjeve konkretnog događanja.

Najveća pogreška nije angažirati produkciju, nego angažirati je prekasno

Još jedna situacija s kojom se često susrećemo jest uključivanje produkcijskog tima svega nekoliko dana prije događanja.

Tada su mnoge odluke već donesene, a mogućnosti prilagodbe znatno manje.

Kada se tehnička produkcija uključi već u fazi planiranja, može pomoći pri odabiru optimalnog rasporeda prostora, predložiti odgovarajuća tehnička rješenja, upozoriti na moguće izazove i osigurati da se potencijalni problemi riješe prije nego što postanu stvarni problemi.

Takav pristup organizatorima štedi vrijeme, smanjuje stres i doprinosi uspješnijoj realizaciji cijelog eventa.

Kako procijeniti što je potrebno za vaš event?

Ne postoji univerzalno pravilo.

Svaki event razlikuje se po broju sudionika, prostoru, programu i tehničkim zahtjevima.

Zato je najbolje razgovarati s tehničkim partnerom već u početnoj fazi planiranja.

Iskusan produkcijski tim moći će procijeniti kada je hotelska tehnička podrška sasvim dovoljna, a kada će dodatna tehnička produkcija osigurati da cijeli program protekne bez nepredviđenih poteškoća.

Dobra organizacija počinje iza pozornice

Hotelski tehničar i produkcijski tim nisu konkurencija. Oni imaju različite, ali jednako važne uloge u uspješnoj realizaciji događanja.

Za jednostavnije evente hotelska tehnička podrška često je sasvim dovoljna. Međutim, kod konferencija, panela, korporativnih događanja i svih programa koji uključuju više govornika, prezentacija ili složeniju tehničku izvedbu, dodatna tehnička produkcija pruža sigurnost da će svaki detalj biti pod kontrolom.

U GoDJi Entertainmentu vjerujemo da kvalitetna tehnička produkcija nije samo pitanje opreme. Ona podrazumijeva dobru pripremu, iskustvo, planiranje i sposobnost da se potencijalni problemi riješe prije nego što ih publika uopće primijeti.

Jer upravo su detalji koje nitko ne vidi oni koji najčešće čine razliku između prosječnog i vrhunski organiziranog eventa.